西田装美株式会社 採用サイト

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プライバシーポリシー
（個人情報保護方針）

制定日　2021年10月1日
最終改正日　2024年11月1日

西田装美株式会社（以下、「当社」という）は、建物の総合管理サービス事業を行っており、お客様、お取引先、従業者、およびその関係者の個人情報保護が重大な責務であると認識しております。そこで個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

記

1. 当社は、業務遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内で、担当者のみが、業務上必要な範囲においてのみ利用し、目的外利用を行わないための処置を講じます。
2. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令、国が定める指針その他規範を遵守します。
3. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等の防止および是正・予防に努めます。
4. 当社は、ご依頼者からの個人情報に関するお問い合わせ、相談、苦情、開示等のご請求は窓口を定め、誠実かつ迅速に対応します。
5. 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的な改善に努めます。

以　上

西田装美株式会社　代表取締役　若林 省吾

【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒232-0018 神奈川県横浜市南区花之木町3-51-3
西田装美株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
TEL：045-743-6881 FAX：045-743-9368

個人情報に関する公表事項

１. 個人情報の利用目的

（１） ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的。
  • 当社のお客様への個人情報は、お取引先からの見積、発注、実施に係る業務のため
  • 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
  • 当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
  • 当社従業者およびその扶養配偶者の個人番号は、法律で特定された利用目的のため
  • 当社への直接応募者情報は、採用業務のため
（２） ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する場合の利用目的。
  • 当社が受託する各種業務のサービスのご提供のため
  • 協力会社の要員情報は、スキルの確認のため、委託元に提供するため
  • ハローワークや民間求人情報サイトからの採用応募者情報は、採用業務のため

２. 保有個人データに関する事項の周知

（１） 当社代表者および個人情報に関する管理者の氏名、所属及び連絡先
  • 事業者名：西田装美株式会社
  • 住　所：〒232-0018神奈川県横浜市南区花之木町3-51-3
  • 個人情報保護管理者　代表取締役　若林 省吾
（２） 保有個人データの利用目的
  • 上記1.1）の個人情報の利用目的当社が受託する各種業務のサービスのご提供のため
  • 協力会社の要員情報は、スキルの確認のため、委託元に提供するため
  • ハローワークや民間求人情報サイトからの採用応募者情報は、採用業務のため
（３） 保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取り扱いに関する規定、および安全対策に関する規定を定め、以下の措置を講じております。

a） 組織的安全管理措置
・ 個人情報の取り扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページにて公開しています。
・ 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取り扱い方法、責任者・担当者およびその任務等について、個人情報の取り扱い手順を定め、規定文書としてまとめ、社内に周知しています。
・ 個人情報の取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・ 各個人情報を取り扱う従業者を制限しています。
b） 人的安全管理措置
・ 個人情報の取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。
・ 従業者から秘密保持に関する誓約を得ています。
c） 物理的安全管理措置、技術的安全措置
・ 取扱担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・ 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退出管理および持ち込む機器等の制限を行っています。
・ 個人情報は、施錠可能なキャビネットやアクセス制限がかかったサーバーに保管しています。
・ サーバー等への外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォール等を導入しています。また、コンピュータウィルス等の不正ソフトウェアへの対策を講じています。
・ 個人情報の移送時は、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。また、電子データの通信時には、暗号化するなどの漏洩対策を講じています。
d） 外的環境の把握
  • 保有個人データ情報を外国に移転または委託する場合、データが保管されている国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人情報の取り扱いに関する契約や、約款、利用規定の内容を確認するなどで安全な取り扱いを確認しています。
（４） 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
  • 西田装美株式会社　 個人情報お問合わせ窓口
  • 〒232-0018 神奈川県横浜市南区花之木町3-51-3
  • TEL：045-743-6881 （受付時間：平日10:00〜17:00）
（５） 保有個人データの開示等の求めに応じる手続き

弊社が取得管理する保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、第三者への提供の停止、消去及び第三者提供記録の開示）に関して、弊社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、弊社はご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。なお、個人情報に関する弊社問合わせ先は、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。

a） 保有個人データの開示等の求めに応じる手続きの流れ
① お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
② ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
③ 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合わせさせていただきます。
④ 回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。
b） 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。

① 代理人である事を証明する資料

＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

本人の委任状（原本）
戸籍謄本、住民票（続柄の記載されたもの）、その他法定代理権の確認可能な公的書類のいずれか

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞ いずれかの写し

後見登記等に関する登記事項証明書、その他法定代理権の確認ができる公的書類
② 代理人様ご自身を証明する資料

運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、住民票、住民基本台帳カードの写しのいずれか
c） 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,000円（お送りいただく請求書等に郵便切手を同封していただきます。）

以　上

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